Lényeges, hogy az online pénztárgép használata napi rutinná váljon, természetesen úgy, hogy az teljes mértékben megfeleljen az aktuális jogszabályoknak. Erre is kitérnek a www.lapenztargep.hu weboldalon. A kereskedelmi és végéglátó típusú tevékenységet végző vállalkozások szinte mindegyikének kötelező folyamatos adatkapcsolattal rendelkező eszközt üzemeltetnie. Kizárólag így felelhet meg az Adó és Vámhivatal által támasztott követelményeknek. Az üzemeltető szemszögéből az egyik legnagyobb probléma az, hogy sokféle változat látott napvilágot, amióta ez a szabályozás bevezetésre került, így ezeknek a helyes kezelése igényel némi megszokást, ami egy kis időbe fog telni. Alapjába véve, az alapfunkciók minden modell esetébe megegyeznek.
Az online pénztárgép kezelés alapjai dióhéjban
Fontos, hogy tisztába legyünk néhány külső tényezővel is, mert ezek meghatározó szerepet töltenek be az online pénztárgép kezelését illetően. Ilyen például, hogy az AP számát jó látható helyre ki kell írni. Ez a számsor jelenti a gép azonosítóját. Üzemeltetőként gondoskodnunk kell a folyamatos adatkapcsolatról. Ha emiatt elmarad a számlabefizetés, akkor komoly bírsággal nézhetünk szembe az Adó és Vámhivatal részéről. A pénztárgépnapló kezelését nem szabad elhanyagolni.
Ebbe minden olyan adatot be kell vinni, ami az online pénztárgép üzemeltetéséhez köthető, a szervizeléstől kezdve, a beüzemelésen át a szoftverfrissítésig. Ezzel igazolható a cserepénztár használata vagy a kézi nyugták kiállítása, tehát a pénztárgépnaplót mindig tartsuk a helyszínen. A napló kapcsán fontos megemlíteni az évente elvégzendő felülvizsgálást is, amit egy erre szakképesített műszerésznek kell elvégeznie. Ez szintén rögzítésre kerül a naplóban.
Szerencsére a technikai rész nem túl bonyolult
Ezért nem kell külön egyetemet elvégezni, mert bár több különböző típusból válogathatunk, a már említett alapfunkciók megegyeznek, ezeket viszont nem árt megfelelően elsajátítani. Ilyen például az online pénztárgép nyitása és zárása. Ilyenkor kerül rögzítésre a nap elején a nyitó pénzkészlet összege. A zárás során pedig értelemszerűen a forgalmi jelentést kell készíteni. Állandó nyitvatartás esetén ezt 24 óránként kell megtenni. Minden értékesítésről bizonylatot kell kiállítani, ami nyugta vagy számla is lehet. Ezt minden esetben át kel adni a vevőnek. Ha ez nem történik meg, akkor a NAV szigorú büntetést róhat ki a vállalkozásra, mivel ezt folyamatosan ellenőrzik. De ennyi még nem lenne elég ahhoz, hogy egy vállalkozás esetében teljesen átlátható legyen minden pénzmozgás.
Nemcsak az értékesítést, hanem minden más pénzmozgást is rögzíteni kell, mivel azok szintén megváltoztatják a kasszafiókban tárolt pénz összegét. Ez szükséges, amikor be- és kifizetés történik, még akkor is, ha csak váltópénz betételéről van szó. Azt sem szabad rögzítetlenül hagyni, ha a készpénz mennyisége nem változik, viszont online fizetés esetén mégis pénzmozgás történt. Ezeknek a szabályoknak a betartásával elkerülhetőek a NAV által kiszabott súlyos bírságok.